(Aeronoticias).- ¿Tus reuniones terminan sin tener en claro lo conseguido? Siguiendo estos tips acabarás con los errores al momento de realizar reuniones de trabajo.
A continuación compartimos contigo 5 pasos necesarios para tener reuniones efectivas:
1. Organizar la agenda
Un claro problema de muchas reuniones es la falta de claridad en los objetivos. Si no estás seguro de que es lo que quieres lograr con la reunión programada, ten la seguridad que simplemente desperdiciarás tu tiempo y el de tus compañeros de trabajo. Invierte tu tiempo en definir el objetivo y roles de cada uno de los participantes. Si cuentas con una presentación, revise a detalle cada aspecto y presenta tus alternativas de solución y solicita el apoyo que requiera de los asistentes de la reunión.
2. Lista de participantes
Revisa cuidadosamente la lista de asistentes. Hazte la siguiente pregunta: ¿Quiénes realmente necesitas para que el objetivo de la reunión se alcance?. ¿Pueden alguno de los tentativos participantes recibir un e-mail resumen o una llamada?
3. Tiempo de la reunión
Establece la reunión en la mitad del tiempo planeada originalmente. Si planeas una reunión para 1 hora, seguramente emplearás la hora completa para terminar pero considerando conversaciones no relacionadas al objetivo de la reunión. Si reduces el tiempo en 30 minutos estarás con la presión de cubrir todos los puntos y será más efectivo. En el caso que sean varias personas que tendrán que exponer diferentes puntos, asigna tiempo para cada una de ellas y lleva el control.
4. Se puntual
Generalmente en muchos casos citamos a reuniones a una hora específica y por costumbre solemos empezar 5, 10 o hasta 15 minutos tarde. Si no están presentes todos los asistentes, empieza la reunión en punto, conforme lleguen el resto de los participantes se pondrán al día de las actividades o tareas que habrá que completar. Esto es algo muy positivo para el organizador de la reunión ya que en futuras reuniones los participantes sabrán que empiezas la reunión en punto y serás respetado.
5. Construye consenso
Si tienes una presentación, asegúrate que los participantes claves hayan tenido la oportunidad de revisar el resumen ejecutivo para evitar cualquier tiempo de discrepancia o anticiparte a futuras preguntas que pudieran aparecer. Esto es clave a todo nivel profesional, antes de la reunión, invierte tiempo durante la semana en pedir feedback u opinión de tu presentación. Si hay un presupuesto que revisar, asegúrate que las cifras estén correctas y si es posible revísalo con tu jefe inmediato o con el área de finanzas. Recuerda que cada vez que te paras al frente a sustentar algún tema, tu imagen y marca personal están en juego.
Fuente:Plusempresarial
Foto:Plusempresarial
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